Wie ist das eigentlich ein großes Event mit dem Werder-Altstar Ailton zu organisieren? Azubi Christian lässt hinter die Kulissen im Veranstaltungsmanagement schauen.
Vor gut 16 Jahren erging es meinem Lieblingsverein Werder Bremen ähnlich wie heute: Unteres Tabellendrittel und der wöchentliche Kampf um den Klassenerhalt. Das Ganze war in der Saison 1998/1999 und im Alter von sechs Jahren traf ich ihn zum ersten Mal: „Ailton Goncalves da Silva“.
Werder Bremen hatte seine Reservespieler zu einer Autogrammstunde in den Fußballverein meines Heimatortes geschickt. Damaliger Trainer war Felix „Quälix“ Magath, der für seine harten Trainingsmethoden bekannt war und unter dem der heutige „Kugelblitz“ mit starken Anlaufschwierigkeiten zu kämpfen hatte. Etwas traurig war ich damals zwar, weil ich „nur“ ein Autogramm von dem Brasilianer – den kaum einer kannte – erhalten habe und keines von Marco Bode, Dieter Eilts oder Andreas Herzog. Was ich da noch nicht wusste: Dieser Brasilianer, der damals kein Wort deutsch sprach, sollte sich in den kommenden Jahren zum absoluten Publikumsliebling und zur Ikone entwickeln.
Wer hätte gedacht, dass dieser Kerl meinen Verein zum Double schießen und sich in die Geschichtsbücher eintragen würde…
Auch beruflich packte mich das Ailton-Fieber
Vor einem dreiviertel Jahr erfuhr ich, dass unser „Toni“ noch einmal ins Weserstadion zurückkehren würde – zum Abschiedsspiel.
Zehn Jahre nach seinem Abschied aus Bremen und zugleich dem erfolgreichsten Jahr seiner Karriere kehrte er dorthin zurück, wo er einst Meister, Pokalsieger, Torschützenkönig und Deutschlands Fußballer des Jahres geworden war. Auch mich packte es wieder, das Ailton-Fieber. Dass ich bald auch beruflich mit ihm zu tun haben würde, ahnte ich zunächst noch nicht.
Zu meiner Person: Mein Name ist Christian, ich bin 22 Jahre alt und absolviere seit 2012 meine Ausbildung bei der Sparkasse Bremen. In dieser Zeit habe ich bereits viele Einheiten durchlaufen, dazu zählten diverse Filialen, die Firmenkundenabteilung, die Personalentwicklung und aktuell der Kundenservice. Hier dreht sich alles um das Thema Point-of-Sale-Marketing, Veranstaltungen, Beratungsprozesse und Kommunikation.
Dass Ailton gerade jetzt nach Bremen zurückkehrte, erwies sich als glücklicher Zufall. Die Aufgabe für meinen achtwöchigen Einsatz im Kundenservice bestand unter anderem darin, die Autogrammstunde mit „das Ailton“ am 1. September 2014 im FinanzCentrum Am Brill zu organisieren.
Dabei wurde mir schnell klar, dass Kommunikation in dieser Abteilung großgeschrieben wird. Ich war bei vielen Terminen mit verschiedenen Kollegen dabei, viele Absprachen wurden getroffen und Abläufe geplant. Einige Fragen, die geklärt werden mussten:
- Welches Personal wird am Tag der Autogrammstunde eingesetzt?
- Braucht Ailton einen Raum, in den er sich zurückziehen kann?
- Wer holt ihn wo ab?
- Wie lange wird er Autogramme schreiben?
- Wie viele Autogrammkarten sollen wir drucken?
- Wie viele Besucher werden für den „Altstar“ von 2004 zu uns in das FinanzCentrum kommen?
Neben einem Autogramm vom Kugelblitz gab es außerdem 15×2 Eintrittskarten für das ausverkaufte Abschiedsspiel zu gewinnen. Darüber hinaus wurde in Kooperation mit dem Weser-Kurier der letzte Platz für ein Einlaufkind verlost. Organisatorisch mussten für unsere Veranstaltung Laufwege, Sicherheitspersonal und Notausgänge ganz genau definiert werden.
Für die Verlosung erstellte ich die Gewinnspielkarte und für die Homepage der Sparkasse Bremen sowie für unsere Facebook-Seite formulierte ich Ankündigungstexte.
Außerdem galt es Infostände zu verschiedenen Themen auf die Beine zustellen. Sowohl bei der Planung als auch bei der Besetzung der Stände war ich involviert. Im Zuge der Autogrammstunde wollten wir interessierte Kunden über unsere Aktivitäten „Gut für Bremen“, die verschiedenen GIROFLEXX-Kontomodelle, die neuen Bauspartarife der LBS und das Azubi-Recruiting informieren.
Bereit für den großen Tag
Am Tag der Autogrammstunde war ich schon etwas aufgeregt. Ob alles wie geplant klappen würde? Verabredet war, dass Ailton am Personaleingang abgeholt werden soll, wo er auch parken konnte, und er dann in die Kundenhalle begleitet würde. Jedoch erschien Ailton nicht! Kurzzeitig kam eine leichte Unsicherheit auf, bis ein Kollege ihn dann ganz entspannt bei einer Tasse Cappuccino im bremen 4u café entdeckte. Unser „Kugelblitz“ hatte einfach den kürzesten Weg ins FinanzCentrum gewählt und sein Auto woanders abgestellt.
Viele Fans kamen, um den ehemaligen Werder-Star im FinanzCentrum Am Brill zu sehen. Am Ende waren es rund 200 Ailton-Begeisterte. Alle waren gut drauf und es herrschte durchweg eine sehr entspannte Atmosphäre.
Nachdem der größte Ansturm vorüber war, nutzte ich die Chance, ein Foto mit Ailton zu machen, und holte mir auch gleich noch ein Autogramm – das zweite von ihm in meiner Sammlung!
Für mich war das ein tolles Erlebnis, insbesondere, weil ich nie mit einem so breiten Themenspektrum im Berufsbild Bankkaufmann gerechnet habe und ich direkt an der Durchführung beteiligt war.
Wart ihr da zur Autogrammstunde? Habt ihr Fragen an Christian? Habt ihr noch Anmerkungen zum Kugelblitz? Dann geht’s hier weiter auf Facebook.
Zum Autor: Christian (22 Jahre) macht derzeit seine zweieinhalbjährige Ausbildung zum Bankkaufmann und steht kurz vor seiner Abschlussprüfung.
